Tribunal Regional Federal da 2ª Região - TRF2

Introdução

Com o surgimento dos primeiros computadores pessoais – e com eles a facilidade de gerar textos e documentos digitais – houve previsões de que o papel estava fadado ao esquecimento. Além de esta previsão não se concretizar, ocorreu justamente o oposto: a quantidade de documentos em papel aumentou consideravelmente e, de acordo com o estudo “Quanta Informação?” (2003), aumenta 30% a cada ano. No entanto, o gigantesco crescimento na produção e no acesso a informações dos últimos anos não foi acompanhado por uma política arquivística adequada nas organizações.

Visando a suprir essas necessidades, a Seção Judiciária do Rio de Janeiro – SJRJ iniciou em janeiro de 2006 o desenvolvimento do SIGA-DOC, um sistema de gestão de documentos em meio físico ou digitais. O SIGA-DOC foi implantado em janeiro de 2007 na SJRJ, em setembro de 2007 no Tribunal Regional Federal da Segunda Região – TRF2 e em novembro de 2007 na Seção Judiciária do Espírito Santo – SJES. Em janeiro de 2012, o SIGA-DOC foi adotado pelo CJF – Conselho da Justiça Federal.

Principais características técnicas

O SIGA-DOC suporta expedientes e processos administrativos. Os documentos podem ser produzidos no próprio sistema, podem ser importados a partir de um documentos produzidos por outro órgão, ou podem ser importados documentos antigos, produzidos antes da implantação do SIGA-DOC.

É possível trabalhar com documentos digitais ou em papel, ou até mesmo criar dossiês compostos de documentos dos dois tipos. Neste caso, dizemos se tratar de um dossiê híbrido.

Produção de documentos

O SIGA-DOC possui um editor de textos interno que permite a produção de documentos sem a utilização do Microsoft Word ou outro editor similar. Quando se pretende aproveitar um texto que já está digitado no Microsoft Word, por exemplo, basta copiá-lo e colá-lo no editor de textos interno do sistema.

Outra facilidade oferecida pelo SIGA-DOC é a possibilidade de criar documentos a partir do preenchimento de formulários. Nessa modalidade, o sistema apenas pergunta alguns dados fundamentais e produz o texto completo do documento, automatizando o trabalho e garantindo que todos os documentos que seguem determinado modelo são sempre produzidos corretamente.

Existem recursos de pesquisa textual no Plano da Classificação e a Tabela de Temporalidades, e também nos nomes de pessoas e unidades funcionais, o que facilita muito a interação do usuário com o sistema.

Cada documento cadastrado no SIGA-DOC ganha um número único, de modo que pode ser fácil e inequivocamente localizado a qualquer tempo. Neste número estão identificados o órgão usuário do sistema, o tipo de documento, o ano que foi cadastrado, um número sequencial reiniciado a cada ano e o código da via. No caso dos processos administrativos, em vez do código da via o sistema identifica o número do volume.

Toda vez que um documento é criado, o sistema consulta em sua base de dados o PCTT, gera as vias necessárias e indica suas destinações.

Para todo documento cadastrado no sistema, é gerado um arquivo PDF na base de dados que pode ser assinado digitalmente através do uso de um certificado digital compatível com o padrão ICP-Brasil.

Produção de processos administrativos

Além das funcionalidades descritas anteriormente, algumas implementações foram realizadas visando a atender necessidades específicas dos processos administrativos.

É possível juntar e desentranhar documentos de um dossiê, sendo certo que nos casos de desentranhamento é automaticamente gerada certidão de exclusão. São produzidas, também automaticamente, certidões de criação e encerramento de volumes.

O SIGA-DOC permite a criação de subprocessos e o controle de apensos. Quando o processo é puramente digital, o sistema numera continuamente as páginas, imprimindo um “carimbo” em cada página para refletir essa numeração. Quando solicitado, o sistema é capaz de produzir um único PDF contendo todos os documentos de um dossiê, o que é muito conveniente quando é preciso, por exemplo, enviar o dossiê por email.

Recuperação

Dois tipos de busca são disponibilizados para os usuários do SIGA-DOC. Pode ser realizada uma pesquisa por metadados dos documentos, como por exemplo o nome do subscritor ou a data de produção. Também pode ser realizada uma busca textual, semelhante à que se faz no Google ou em outro mecanismo de busca da web, que localiza documentos que possuem determinadas palavras em seus textos, ou em seus despachos, anexos, etc.

Quando um documento é assinado digitalmente, sua autenticidade pode ser confirmada seguindo instruções que são impressas no rodapé do documento, juntamente com o nome de quem produziu a assinatura digital e sua data. Estas instruções indicam que existe um site na web que, a partir da informação de determinado código que também está presente no rodapé do documento, pode apresentar a versão original do mesmo, garantindo assim sua autenticidade.

Grande esforço foi empenhado para proteger a confidencialidade dos documentos armazenados no SIGA-DOC. Para tanto, foi produzido um mecanismo de controle de sigilo que se baseia no conceito da “necessidade de saber” e permite desde a criação de documentos totalmente públicos até a restrição de acesso para apenas algumas pessoas selecionadas.

Publicação

O SIGA-DOC é capaz de publicar seus documentos em dois diferentes meios: o Boletim Interno – BI e o Diário da Justiça Eletrônico – DJE. Nos dois casos, existe um cuidadoso gerenciamento de permissões para definir quais os usuários que podem solicitar e quais que podem autorizar a publicação. Sempre que um documento é publicado, são acrescentados em seu histórico a data e o número da página em que ocorreu a publicação.

A principal diferença entre o Boletim Interno e o DJE consiste no fato de que o primeiro é um documento do próprio SIGA-DOC, enquanto que o segundo é produzido por um sistema externo alimentado por meio de webservices.

Movimentações

Além das características apresentadas anteriormente, o SIGA-DOC possui uma série de movimentações próprias da gestão documental que serão descritas a seguir.

É possível realizar transferências de documentos para unidades funcionais ou pessoas em qualquer um dos órgãos participantes ou para órgãos externos ao sistema. Durante o processo de transferência, pode ser incluído um despacho.

Também existem movimentações para criar e cancelar vias, controlar o arquivamento, anexar PDFs, fazer anotações, duplicar documentos, etc. Ou seja, o SIGA-DOC é um sistema maduro e já contempla os principais requisitos necessários à gestão documental.

Preservação

A equipe envolvida no desenvolvimento do SIGA-DOC acompanhou a criação do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro – MoReq-Jus (2009) e sempre procurou atingir um alto grau de aderência em relação a seus requisitos. Esse esforço traduz uma preocupação com a estabilidade do sistema e com a preservação dos documentos nele contidos.

Todos os documentos são classificados de acordo com o PCTT para que se possa controlar a temporalidade de cada uma das vias.

Além da versão em PDF e do registro dos metadados, é armazenada no banco de dados uma cópia em HTML de todos os documentos produzidos pelo sistema.

As assinaturas eletrônicas são realizadas somente com certidões digitais emitidas na cadeia da ICP-Brasil e armazenadas de acordo com o padrão Cms.

Interoperabilidade

O SIGA-DOC é o módulo de gestão documental de um sistema maior, o Sistema Integrado de Gestão Administrativa - SIGA, responsável pela automatização de diversos aspectos das atividades administrativas como, por exemplo, o cadastro de funcionários, lotação, benefícios, treinamentos, atendimento de chamados, etc. A integração entre os diversos módulos que compõem o SIGA é realizada por meio de webservices, o que permite também a interoperabilidade com sistemas externos. Cada módulo do SIGA possui sua base de dados própria, e pode ser utilizando independentemente dos demais.

A integração com sistemas de RH é um dos pontos fortes do SIGA. Foi definido um padrão de XML para importação de informações referentes a pessoas, cargos, funções comissionadas e lotações, de modo que basta que um sistema de RH qualquer produza diariamente um XML neste padrão para que o SIGA realize a importação e mantenha seu banco de dados sempre sincronizado. Com base nestes dados, o SIGA automatiza também o cadastro de usuários e as permissões de acesso, reduzindo portanto os esforços operacionais.

Módulo de Workflow

Embora não seja obrigatório, o módulo de workflow – SIGA-WF pode ser utilizado simultaneamente com o SIGA-DOC para automatizar os procedimentos de trabalho. Desta forma, todas as transferências de documentos são realizadas automaticamente, e o sistema sempre indica qual a próxima atitude a ser tomada em relação a cada expediente ou processo administrativo.

O SIGA-WF também permite o controle de prazos e produz relatórios estatísticos muito úteis para a medição e a posterior gerência dos processos de trabalho mapeados.

Módulo de Gestão de Identidade

Desenvolvido para atender às especificações do e-Arq sobre autenticação e controle de acesso, o módulo de gestão de identidade – SIGA-GI foi incorporado ao Projeto SIGA. Graças a ele, agora é possível controlar os usuários e suas senhas, controlar o acesso a inúmeras funcionalidades de vários módulos do SIGA, além de armazenar informações históricas e produzir diversos relatórios relevantes.

Através da integração entre o SIGA-GI e o Microsoft ActiveDirectory, também se tornou possível a criação de usuários de rede, alteração de senhas de rede, criação de caixas postais no Microsoft Exchange e a automatização de grupos de email e da permissão de acesso a diretórios.

Interface com Componentes Comerciais

O SIGA foi concebido como um sistema completamente gratuito e de código aberto, para que possa ser adotado por qualquer instituição interessada. No entanto, com o amadurecimento do sistema, foi observado que alguns componentes disponíveis comercialmente apresentavam desempenho superior a seus equivalentes gratuitos.

Sendo assim, foi desenvolvido um sistema de plugins que permite que determinados componentes do SIGA possam ser substituídos. Desta forma, a versão oficial do sistema continua a ser totalmente gratuita e de código aberto, mas instituições dispostas a realizar investimentos financeiros, têm a opção de adquirir componentes mais sofisticados e integrá-los ao SIGA.

Arquitetura

O SIGA-DOC é uma aplicação web implementada em Java e se vale de diversos componentes padrões de mercado:

• Framework web vRaptor (nacional)
• Framework de assinaturas digitais BlueCrystal (nacional)
• JBoss
• Oracle e MySQL (este último em fase de homologação)

Adoção por Outros Órgãos

Nada é mais gratificante para quem desenvolve um sistema do que ver crescer a quantidade de usuários interessados. O SIGA foi desenvolvido para ser um sistema multiempresa e facilmente interoperável com qualquer sistema de RH pré-existente. Por isso, pela maturidade que apresenta, e impulsionados pela Meta Nacional do Judiciário N° 9 de 2011, que determinava a implantação do processo eletrônico judicial e administrativo em 70% das unidades de primeiro e segundo grau até dezembro de 2011.

Vários órgãos do Poder Judiciário, ou não, têm procurado a 2ª Região da Justiça Federal para firmarem acordos de cooperação e implantarem o sistema.

Convém ressaltar que cada novo órgão que adere ao SIGA contribui de alguma forma para a evolução do sistema, de modo que já estamos começando a colher os frutos da disseminação do sistema e estimamos que, de agora em diante, ele evolua cada vez mais rapidamente.

Projeto-SIGA Open Source

Devido à adoção do SIGA por diversos órgãos, a distribuição das últimas atualizações do sistema e a possibilidade de receber contribuições de desenvolvedores externos ganharam importância suficiente para justificar a disponibilização do SIGA como um projeto de código aberto.

Desde fevereiro de 2012 o SIGA-DOC e os outros módulos que compõem o Projeto-SIGA (2012) podem ser obtidos no ambiente gratuito de desenvolvimento colaborativo para projetos de código aberto GitHub, no endereço https://github.com/projeto-siga/siga.

Os autores encorajam qualquer instituição pública ou privada, que tenha interesse em adotar uma ferramenta de gestão de documentos, que visite o site do Projeto-SIGA, obtenha o código fonte da aplicação, instale em seu ambiente e verifique se o SIGA é adequado a suas necessidades. Muito trabalho foi envidado no SIGA e grande parte dos desafios da gestão documental já foram endereçados. Acreditamos que o que temos hoje é um sistema completo, estável, maduro e preparado para ser amplamente utilizado.

Considerações Finais

Consideramos que o SIGA-DOC é uma solução completa e madura de gestão de documentos híbridos. Desde o início foi concebido para ser um sistema nacional, portanto pode ser facilmente adaptado a qualquer sistema de RH e às necessidades específicas de cada órgão.

O SIGA-DOC foi projetado e implementado por servidores públicos federais, o que garante um completo controle sobre o sistema e a total independência de terceiros.

O SIGA-DOC é um software livre e de código aberto que pode ser utilizado por qualquer órgão interessado.